Тамбовэнерго модернизирует парк служебной техники
Системный оператор обеспечил режимные условия для ввода в работу ПГУ-450 Ярославской ТЭС
Зачем нужны гостиничные чеки
Сотрудники крупных компаний, особенно нефтегазовых и энергетических, по роду своей деятельности часто вынуждены отправляться в командировки. Этот вид деятельности связан с особым финансовым аспектом. В ряде случаев сотрудники могут получить прибавку к жалованию, и чаще всего компания возмещает траты на проезд, питание и проживание. Однако, чтобы средства были возмещены, в обязательном порядке необходимо предоставить чеки из гостиницы и кафе. Также имеет смысл сохранять квитанции об оплате телефона и интернета, такси и других видов транспорта или услуг по ремонту автомобиля, парковок и т. п. Если же случился форс-мажор и они были утеряны, то лучший выход из ситуации – это купить отчетные документы. Сделать это можно, воспользовавшись услугами узкоспециализированных фирм.
Документы, подтверждающие проживание в гостинице
Чтобы доказать свое проживание в определенной гостинице, необходимо предоставить:
- гостиничный чек с указанной суммой оплаты;
- акт о выполненных работах или счет-3Г;
- в случае безналичного расчета потребуется счет-фактура.
Дополнительными документами являются свидетельство о регистрации и выписка из налоговой инспекции о постановке на учет.
Справка о выполнении работ оформляется на официальном гостиничном бланке. В ней обязательно указаны имя и фамилия гостя, даты его пребывания в отеле, список оказанных услуг и цена на них. Такая справка важна не только для сотрудника, желающего получить командировочные, но и для самой гостиницы. Она выступает гарантом того, что клиент не имеет к ней претензий. Заменить ее может только счет-3Г. В нем также есть информация об оплате проживания в определенные даты и оказании дополнительных услуг.
Получение документации о проживании не составляет труда в крупных отелях. Они заранее подготавливают стандартный пакет документов и выдают их своим клиентам. Тем не менее это тот случай, когда нужно перестраховаться, и обсудить выдачу чеков заранее. Особенно это касается небольших гостиниц. Если же клиент забыл уточнить этот момент и остался без нужных квитанций, то он может купить гостиничные чеки у специализированных компаний.
Почему чек из гостиницы так важен
Для гостя отеля чек из гостиницы не представляет никакой ценности. Он и так знает сколько ночей он в ней провел, какими дополнительными услугами пользовался и сколько в итоге заплатил. Однако, для бухгалтерии его компании этот документ очень важен. Во-первых, чек является подтверждением пребывания сотрудника в заявленное время в нужном месте. А во-вторых, его крайне сложно подделать. Гостиничный чек печатается на кассовом аппарате, приобретенном в лицензированных организациях и зарегистрированном в налоговых органах. У него есть индивидуальный номер, прописанный в «шапке» любого напечатанного чека. Таким образом, ценность этого документа не только в фиксировании оплаченной сумы, но и в сложно подделываемом подтверждении пользования услугами заявленной гостиницы.
Когда нужна помощь сторонних лиц
Помощь третьих лиц в вопросе получения гостиничных чеков требуется в случае форс-мажоров, когда клиент забыл или не смог получить всю документацию в отеле, или же потерял ее. Чаще всего без нее не обойтись, если для проживания была выбрана маленькая гостиница или, тем более, хостел. Также ее можно расценивать как способ экономии, если в командировочном городе проживают родственники или друзья.
Прибегая к сторонней помощи в оформлении гостиничных чеков, обязательно нужно выяснить добросовестность компании. В противном случае можно не только не получить командировочные, но и утратить доверие руководителя.
Просмотров 8 всего , 1 сегодня
Автор публикации
