Тамбовэнерго модернизирует парк служебной техники
20.06.2017
Системный оператор обеспечил режимные условия для ввода в работу ПГУ-450 Ярославской ТЭС
21.06.2017

Зачем нужны гостиничные чеки

Сотрудники крупных компаний, особенно нефтегазовых и энергетических, по роду своей деятельности часто вынуждены отправляться в командировки. Этот вид деятельности связан с особым финансовым аспектом. В ряде случаев сотрудники могут получить прибавку к жалованию, и чаще всего компания возмещает траты на проезд, питание и проживание. Однако, чтобы средства были возмещены, в обязательном порядке необходимо предоставить чеки из гостиницы и кафе. Также имеет смысл сохранять квитанции об оплате телефона и интернета, такси и других видов транспорта или услуг по ремонту автомобиля, парковок и т. п. Если же случился форс-мажор и они были утеряны, то лучший выход из ситуации – это купить отчетные документы. Сделать это можно, воспользовавшись услугами узкоспециализированных фирм.

Документы, подтверждающие проживание в гостинице

Чтобы доказать свое проживание в определенной гостинице, необходимо предоставить:

  • гостиничный чек с указанной суммой оплаты;
  • акт о выполненных работах или счет-3Г;
  • в случае безналичного расчета потребуется счет-фактура.

Дополнительными документами являются свидетельство о регистрации и выписка из налоговой инспекции о постановке на учет.

Справка о выполнении работ оформляется на официальном гостиничном бланке. В ней обязательно указаны имя и фамилия гостя, даты его пребывания в отеле, список оказанных услуг и цена на них. Такая справка важна не только для сотрудника, желающего получить командировочные, но и для самой гостиницы. Она выступает гарантом того, что клиент не имеет к ней претензий. Заменить ее может только счет-3Г. В нем также есть информация об оплате проживания в определенные даты и оказании дополнительных услуг.

Получение документации о проживании не составляет труда в крупных отелях. Они заранее подготавливают стандартный пакет документов и выдают их своим клиентам. Тем не менее это тот случай, когда нужно перестраховаться, и обсудить выдачу чеков заранее. Особенно это касается небольших гостиниц. Если же клиент забыл уточнить этот момент и остался без нужных квитанций, то он может купить гостиничные чеки у специализированных компаний.

Почему чек из гостиницы так важен

Для гостя отеля чек из гостиницы не представляет никакой ценности. Он и так знает сколько ночей он в ней провел, какими дополнительными услугами пользовался и сколько в итоге заплатил. Однако, для бухгалтерии его компании этот документ очень важен. Во-первых, чек является подтверждением пребывания сотрудника в заявленное время в нужном месте. А во-вторых, его крайне сложно подделать. Гостиничный чек печатается на кассовом аппарате, приобретенном в лицензированных организациях и зарегистрированном в налоговых органах. У него есть индивидуальный номер, прописанный в «шапке» любого напечатанного чека. Таким образом, ценность этого документа не только в фиксировании оплаченной сумы, но и в сложно подделываемом подтверждении пользования услугами заявленной гостиницы.

Когда нужна помощь сторонних лиц

Помощь третьих лиц в вопросе получения гостиничных чеков требуется в случае форс-мажоров, когда клиент забыл или не смог получить всю документацию в отеле, или же потерял ее. Чаще всего без нее не обойтись, если для проживания была выбрана маленькая гостиница или, тем более, хостел. Также ее можно расценивать как способ экономии, если в командировочном городе проживают родственники или друзья.

Прибегая к сторонней помощи в оформлении гостиничных чеков, обязательно нужно выяснить добросовестность компании. В противном случае можно не только не получить командировочные, но и утратить доверие руководителя.

0

Автор публикации

не в сети 5 дней

Энергострана.ру

0
Корреспондент портала
Комментарии: 0Публикации: 8320Регистрация: 11-05-2019